Для многих бизнесменов маркетплейсы — главный источник заказов. Развивать собственную торговую площадку достаточно затратно, поэтому часто предприниматели отдают предпочтение партнерской модели. Некоторые из них продают на разных сайтах, не вкладывая в продвижение онлайн-магазина.
Далее мы поговорим об электронном документообороте, его интеграции в деловые процессы и заключении договора с сервисом ЭДО.
Электронный документооборот — что это?
Под электронным документооборотом следует понимать обмен документами в электронном виде посредством через специальный сервис ЭДО. Для заверения электронного документа нужна двусторонняя квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Благодаря КЭП электронные документы получают юридическую силу и не имеют отличий от традиционных бумажных. Их можно использовать как доказательства при судебных разбирательствах. Юридическую силу документов, заверенных квалифицированной электронной подписью, невозможно оспорить.
Ведение бумажного документооборота требует много времени, финансов и человеческого ресурса, однако многие компании все еще отдают предпочтение ему. Акт выполненных работ можно отправить почтой, однако его доставка займет не один день. Если же потребуется подписание документа разными сторонами, процесс затянется даже на дольше.
По сравнению с бумажными документами, электронные доходят до получателей почти моментально. Об их получении приходит уведомление на электронную почту и в самой системе. Если и возникает задержка с подписанием документа, то лишь из-за представителей фирмы.
Операторов ЭДО на рынке немало. Они помогают автоматизировать стандартные задачи за определенную плату. Если сравнить ее с расходами на деловода, можно сделать вывод, что она совсем небольшая.
Часто бизнесмены выбирают ЭДО для снижения финансовых затрат и перенаправления денежных потоков. Отправка электронного документа стоит меньше и исключает человеческий фактор, допустим, вероятность потери файла курьером.
Документ в системе электронного документооборота не потеряется. Максимум, не дойдет, если случится техническая ошибка. Но сразу же после ее устранения файл отобразится. Одно из важнейших преимуществ подобных сервисов в их стабильности.
Часть предпринимателей не желают менять налаженные процессы и поэтому не переходят на ЭДО. Бумажные документы более привычны, а в новом инструменте еще нужно разобраться. На деле же может выясниться, что он гораздо проще и на одну и ту же задачу потребуется до 10 раз меньше времени.
Особенно актуальным ЭДО является для крупных компаний, часто обменивающихся файлами. Отправлять порядка 100 бумажных версий документов ежемесячно достаточно накладно, поэтому электронный документооборот может стать для них необходимостью.
Но даже и при отправке в месяц 2-3 документов ЭДО может оказаться ценным помощником. Электронные версии документов наверняка не затеряются и просмотреть их можно будет и спустя 10 лет, а к тому же, отпадет потребность в оплате услуг транспортных компаний. Большие прогрессивные компании уже успели перейти на ЭДО, отказавшись от устаревшей версии документооборота.
Несмотря на то, что у электронного документооборота присутствуют некоторые недостатки, достоинств все же больше. На них мы подробнее сосредоточимся немного позже, чтобы вы могли самостоятельно оценить целесообразность перехода на ЭДО.
В соответствии с законодательством
Подписание документов КЭП приравнивает их к бумажным документам, подписанным от руки. Они также могут использоваться при подтверждении законности сделок.
Формат документов, порядок заполнения форм и правила их обмена регулируют нормативные акты. Переход на ЭДО не окажет негативного влияния на взаимодействие с регулирующими органами.
Квалифицированная электронная подпись содержит данные о своем владельце и наделяет электронный документ юридической силой сразу же после добавления. Электронный документ может не иметь юридической силы только в том случае, если использовался сервис электронной подписи, который не входит в круг операторов ЭДО.
Выбирайте известные ресурсы и проверяйте их документацию. Зачастую она есть в свободном доступе и ее легко изучить. Почти все ЭДО ведут открытую политику в плане партнерских соглашений.
Помимо законов электронный документооборот регулируют и другие акты, такие как постановления и приказы. Они содержат информацию о порядке обмена документацией и законодательных нормах, которые признают электронную подпись действительной. В государственных органах можно получить консультацию по сдаче отчетов и подготовке к налоговой проверке.
Плюсы и минусы
Поводом для перехода на ЭДО для предпринимателей может стать сокращение затрат на документооборот и автоматизация рутинных задач. Так как не всем предпринимателям понятно, зачем тратить деньги на оплату сервисов, расскажем об их ключевых преимуществах.
Для продаж на маркетплейсах ведение электронного документооборота может быть одним из основных условий начала сотрудничества. Вряд ли большие торговые площадки станут менять условия работы ради кого-то из клиентов.
Главные преимущества:
- Быстрая отправка файлов. Маркетплейсы отправляют документы в соответствии с графиком, предприниматели точно знают, что получат их своевременно.
- Снижение расходов. Некоторые маркетплейсы берут плату за отправку документов почтой. Работая с несколькими торговыми площадками, придется потратиться.
- Оптимизация рабочих процессов. С электронным документооборотом не нужно утверждать форму документов, ожидать подпись другой стороны и доставку бумажного файла.
- Сотрудничество с любыми контрагентами. Множество крупных компаний вообще не имеют бумажного документооборота, а перешли на ЭДО. Они не станут менять свои условия, подстраиваясь под одного партнера.
- Архив в облаке. За десятилетие деятельности компании может собраться огромное количество документов. При электронном документообороте все файлы хранятся в облачном архиве, что максимально сокращает расходы на их хранение.
- Отсутствие потерь. Операторы ЭДО хранят данные без временных ограничений. Пусть даже налоговая служба и не должна интересоваться сделками, заключенными более 4 лет назад, иметь документы по ним не помешает.
- Автоматизированные задачи. В сервисах ЭДО есть готовые примеры документов, проверка корректности заполнения, мгновенная отправка и другие плюсы.
- Налаженный процесс. Сервис знает, когда запрашивать подписи сторон, напоминать о согласовании и т.д.
- Готовые шаблоны. В сервисах ЭДО имеются шаблоны любых документов, необходимых для работы с маркетплейсами.
Возможно, переход на ЭДО вызовет определенные трудности. А потому о минусах перевода компании на электронный документооборот тоже следует знать.
Основные недостатки:
- Сложности перехода. Отказаться от бумажных документов может быть тяжело, если ранее не приходилось сталкиваться с ЭДО.
- Длительность подключения. Как правило, операторы обходятся без бюрократических препятствий, но иногда возникает потребность в подписании серии документов.
- Переход контрагентов. Отправить электронный документ можно только тем, кто использует ЭДО, а делают это не все партнеры.
Все передовые маркетплейсы пользуются ЭДО. С 1 сентября Satu.kz также перешел на электронный документооборот. Чтобы сотрудничать с ведущими торговыми онлайн-площадками потребуется ввести нововведения в привычные деловые процессы.
Поэтапная настройка ЭДО
Чтобы не допустить ошибок и выстроить процесс грамотно, переход на ЭДО следует осуществлять постепенно. Электронный документооборот в самом деле подходит не всем, и все же, если компания нацелена на работу с маркетплейсом, внедрить его нужно. Для этого достаточно придерживаться следующих шагов.
Проанализировать условия
Процесс интеграции с сервисами ЭДО на большинстве маркетплейсов уже налажен. Предпринимателям необходимо лишь изучить условия и, следуя рекомендациям, приступить к использованию сервиса.
Перед началом обмена документацией стоит подписать электронное соглашение и загрузить товары. После этого можно переходить к подключению ЭДО, зарегистрировавшись в сервисе и купив платный тариф.
Согласовать нюансы
Иногда процессы в бизнесе могут строиться так, что воспользоваться стандартной моделью сотрудничества окажется сложно. Когда для отчета требуются документы дополнительных форматов, нужно выйти на связь с представителями торговой площадки.
Не все маркетплейсы готовы идти на компромиссы. В таких случаях придется или идти на другую площадку, или подстраиваться под требования выбранной.
Остановить выбор на операторе ЭДО
Тяжело добавить сервис ЭДО, если его нет в перечне интеграций торговой площадки. Это долгий трудоемкий процесс.
Если предприниматель оформил и оплатил наперед подписку в одном из сервисов, переход на новый потянет за собой больше расходов. Однако это единственный выход: чтобы работать на маркетплейсе, потребуется принять его условия.
Настроить подключение
Изначально нужно открыть аккаунт на платформе, подготовить его и подписать договор в электронном виде. Зачастую начинать работать с оператором ЭДО можно уже после этих действий.
Некоторые маркетплейсы интегрированы с операторами ЭДО, но обычно продавец должен указать почтовый адрес, на который открыта учетная запись. Это нужно для своевременного получения документов при проведении каких-либо операций.
Проверить передачу данных
Как только все шаги будут сделаны, останется дождаться получения первого документа. Как правило, их маркетплейсы присылают до 15 числа, но у разных площадок могут быть отличия по срокам.
Онлайн-площадки тщательно работают с электронными документами и следят за работоспособностью системы их обмена. Чтобы избежать возможных сложностей, выполните все условия и сообщите менеджеру маркетплейса о возникших нюансах.
Удобный сервис ЭДО для сотрудничества с Satu.kz
На нашем рынке работает множество сервисов ЭДО, сотрудничающих с маркетплейсами. Однако они предлагают разные наборы инструментов. Прежде чем приступить к оплате подписки, следует убедиться, что выбранный сервис есть в числе интеграций площадки.
Маркетплейс Satu.kz сотрудничает с оператором “Учёт.ЭДО”, помогающим вести бухгалтерию в режиме онлайн. Сервис позволяет мгновенно обмениваться оригиналами электронных документов, работает с любыми компаниями любых размеров из абсолютно разных областей.
Среди преимуществ сервиса:
- Можно обмениваться документами любого формата.
- Есть возможность отозвать отправленные документы.
- Обеспечено бесплатное и безопасное облачное хранение документов.
- Контрагент может подписать полученный электронный документ без регистрации в системе.
- Документы могут отправляться напрямую из С1.
- В случае несоответствия данных получатель может отклонить документ.
Электронная документация важна при работе компании маркетплейсе. Выйти на онлайн-рынок и получать стабильный доход без него едва ли получится. Поэтому стоит заранее выбрать оператора ЭДО и подключить его незамедлительно после регистрации на торговой площадке.
